Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen.
Natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben (hinweisgebende Personen), können die Informationen über Verstöße an die zuständigen Meldestellen übersenden. Verstöße können sowohl begründete Verdachtsmomente als auch konkrete Kenntnisse über tatsächliche oder potenzielle Verstöße umfassen. Diese Verstöße können bei dem Arbeitgeber der hinweisgebenden Person oder an anderen Stellen aufgetreten sein, mit denen die Person im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit in Kontakt steht. Darüber hinaus sind auch Informationen über Versuche relevant, solche Verstöße zu vertuschen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) soll hinweisgebende Personen vor negativen Konsequenzen schützen, die aus der Offenlegung von Verstößen resultieren könnten.
Wer ist meldeberechtigt? Zu den meldeberechtigten Personen zählen:
Darüber hinaus sind auch Personen, deren Dienst- oder Arbeitsverhältnis bereits beendet ist, berechtigt, Meldungen zu erstatten. Dies schließt auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein, die kurz vor Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses stehen. Des Weiteren haben auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Auftragnehmern sowie Unterauftragnehmern das Recht, Verstöße zu melden. Dazu zählen Handwerker, Dienstleistungsunternehmen, Berater, Selbstständige, Freiberufler und Lieferanten. Ebenso sind Personen meldeberechtigt, die in einem beruflichen Kontext tätig sind und durch ihre Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben.
Die Meldung eines Verstoßes muss in einem klaren Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit der hinweisgebenden Person stehen. Der Begriff „Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit“ ist weit gefasst und sollte alle relevanten Umstände berücksichtigen. Dies bedeutet, dass nicht nur das formale Arbeitsverhältnis berücksichtigt wird, sondern auch andere berufliche Betätigungen, wie beispielsweise Tätigkeiten in Arbeitnehmervertretungen. Ein Zusammenhang wird angenommen, wenn sowohl laufende als auch frühere berufliche Tätigkeiten betroffen sind und die hinweisgebende Person möglicherweise Repressionen ausgesetzt ist, sollte sie die erlangten Informationen über Verstöße melden.
Das Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, einen breiten Personenkreis zu schützen, der aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit Zugang zu Informationen über Verstöße hat. Unabhängig von der Art dieser Tätigkeit oder ob sie vergütet wird, sollen alle hinweisgebenden Personen die Gewissheit haben, dass ihre Meldungen ernst genommen werden und sie dafür keinen Nachteilen ausgesetzt werden.
Eine Meldung ist möglich, wenn die nachfolgenden Voraussetzungen vorliegen:
Hinweise sollten möglichst konkret und überprüfbar sein. Der Sachverhalt und die betroffenen Personen sollten klar und verständlich benannt und beschrieben werden.
Die Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt und gibt spätestens nach drei Monaten eine Rückmeldung an die meldende Person über die unternommenen Maßnahmen.
Zunächst prüft die Meldestelle ihre Zuständigkeit und das Vorliegen der notwendigen Voraussetzungen für die Meldung sowie deren Stichhaltigkeit. Ist es erforderlich, kann die Meldestelle die hinweisgebende Person um zusätzliche Informationen zum gemeldeten Sachverhalt bitten. Beachten Sie, dass die hinweisgebende Person nicht verpflichtet ist, weitere Informationen zur Verfügung zu stellen.
Nach dieser Prüfung ergreift die Meldestelle angemessene Folgemaßnahmen. Diese Maßnahmen können interne Ermittlungen sein, aber auch der Verweis an andere zuständige Stellen, oder die Abgabe des Verfahrens an eine interne Ermittlungsstelle der jeweiligen Organisation oder an eine externe Behörde. Sollte das Verfahren aufgrund mangelnder Beweise oder aus anderen Gründen eingestellt werden, wird dies ebenfalls berücksichtigt.
Die Rückmeldung an die hinweisgebende Person erfolgt zeitnah, jedoch spätestens innerhalb von drei Monaten ab dem Datum der Eingangsbestätigung oder, falls keine solche Bestätigung erfolgt ist, innerhalb von maximal drei Monaten und sieben Tagen nach Eingang der Meldung. Selbst in Fällen, in denen der Meldung nicht weiter nachgegangen wird und das Verfahren ohne Maßnahmen abgeschlossen wird, ist eine Rückmeldung vorgesehen. Halten Sie sich bei der Abgabe einer Meldung an diese Vorgaben, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen ordnungsgemäß bearbeitet werden.
Die interne Meldestelle verarbeitet personenbezogene Daten, einschließlich deren Austausch und Übermittlung, in Übereinstimmung mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen und speichert diese im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.,
Die Identität der hinweisgebenden Person wird stets vertraulich behandelt. Eine Offenlegung der Identität erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung dieser Person und ist ausschließlich den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der internen Meldestelle sowie den unterstützenden Personen, die mit der Bearbeitung der Meldungen betraut sind, zugänglich. Dies gilt ebenfalls für sämtliche Informationen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.
Eine Preisgabe der Identität ist lediglich dann zulässig, wenn ein im § 9 HinSchG genannter Ausnahmefall vorliegt. Es besteht somit die Möglichkeit einer Offenbarung, die jedoch unter den Bedingungen des Artikels 13 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) erfolgt.
Vor einer derartigen Offenbarung ist die hinweisgebende Person zu informieren, es sei denn, diese Benachrichtigung könnte die laufenden Ermittlungen oder gerichtlichen Verfahren gefährden. Im Rahmen dieser Information erhält die hinweisgebende Person eine schriftliche Erklärung der Gründe, die einer Weitergabe der vertraulichen Daten zugrunde liegen.
Ebenso schützt die interne Meldestelle die Identität Dritter, die in den Meldungen genannt werden, und die Identität betroffener Personen. Informationen über Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie sämtliche in den Meldungen erwähnten Personen dürfen nur im Ermessen des § 9 Abs. 4 HinSchG an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden.
Die interne Meldestelle implementiert geeignete organisatorische, räumliche und technische Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Dritte keinen Zugriff auf Akten und Dokumente der Meldestelle erhalten.